Chính sách riêng tư của Website-Template miễn phí

Rất ít doanh nghiệp cân nhắc chính sách bảo vệ sự riêng tư khi dựng website của họ. Trong khi đó, nhiều chuyên gia khuyên nghị  những chính sách này cần thiết để bảo vệ doanh nghiệp và người dùng. Đó là lý do chúng tôi làm bài viết này nhằm cung cấp chi tiết cách để tạo một chính sách riêng tư thành công và kèm theo đó là một mẫu template miễn phí ở cuối trang để người dùng có thể dựa vào để tạo cho mình một mẫu thỏa thuận.

Những điều cơ bản chế độ riêng tư

Đầu tiên, hãy điểm qua các tiêu chuẩn cơ bản của một chế độ riêng tư người dùng của một trang web.

Những trang web nào cần chế độ bảo vệ sự riêng tư?

Tất cả website hoặc dịch vụ mà có thu thập dữ liệu người dùng, theo dõi để lấy số liệu thống kê hoặc chèn quảng cáo đều cần chế độ này.

Tại sao chế độ này lại cần thiết?

Chế độ này giải thích cho người dùng:

• Những thông tin nào bạn thu thập
• Cách bạn sẽ thu thập thông tin
• Cách bạn sẽ lưu trữ và bảo mật các thông tin được thu thập đó.

Có sự khác biệt ở các loại thông tin bạn thu thập?

Có đó bạn. Hầu hết các chính sách phân biệt giữa hai loại là các thông tin cá nhân và không riêng tư.

Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ quốc gia Hoa Kỳ (NIST) định nghĩa các thông tin được xác định là cá nhân là như sau:

“Bất kỳ thông tin liên quan tới cá nhân mà được thu thập và lưu giữ bởi một đại lý bao gồm (1)bất kỳ thông tin có thể giúp phân biệt hoặc xác định danh tánh cá nhân như tên, số an sinh xã hội, năm sinh, nơi sinh, tên mẹ hoặc dấu vết riêng hoặc dị hình và (2) bất kỳ thông tin liên quan hoặc có dính liếu tới cá nhân như y tế, giáo dục, tài chính và nghề nghiệp.”

Thông tin không liên quan tới cá nhân được định nghĩa:

“Thông tin có liên đới tới một người, tài khoản hoặc hồ sơ cụ thể nhưng không đủ để xác định, liên hệ hoặc xác định người đó.”

Ví dụ gồm:

• Loại trình duyệt
• Chi tiết plug-in trình duyệt
• Múi giờ địa phương (time zone)
• Ngày giờ mà người dùng ghé thăm (ví dụ như ghé và rời từng trang web)
• Lựa chọn ngôn ngữ
• Các trang kết nối
• Loại thiết bị (desktop, laptop, hoặc smartphone)
• Kích thước màng hình, độ sâu màu và phông chữ hệ thống

Nhiều người dùng e ngại chia sẽ các thông tin không riêng tư này có thể sử dụng các extension trình duyệt để dấu đi. Ngoài ra,  các chương trình VPNs cũng giúp không để lộ các thông tin này như thời giờ người dùng ghé trang web lẫn cả múi giờ địa phương.

Liệu có vi phạm pháp luật nếu tôi không đề cập tới chính sách bảo vệ riêng tư?

Câu trả lời là có. Thu thập dữ liệu mà không thông báo chi tiết hành động này cho người dùng sẽ chịu các hình phạt pháp lý. Bạn sẽ có nguy cơ cao nếu vi phạm các điều khoản của chính sách như thu thập nhiều hơn những gì bạn công bố hoặc thay đổi phạm vi dữ liệu hoặc dùng dữ liệu nó mà không cập nhật trong chính sách.

Chính sách riêng tư trực tuyến - Những mẫu miễn phí

Do tính chất phức tạp và lằng nhằng nên các chính sách riêng tư trực tuyến thường bị người đọc bỏ qua. Mọt người cứu đã cho thấy do quá nhiều nên khiến trung bình người bình thường mất khoản 30 ngày làm việc để đọc toàn bố các chính sách riêng tư trực tuyến của nhữngững trang web mà họ hay ghé thăm trong 1 năm.

Mặc dù phức tạp như vậy, nó cũng đề cập tới các vấn đề đáng quan tâm cho người dùng khi họ duyệt web: bảo mật dữ liệu, chống gian lận và bảo vệ sự riêng tư cá nhân. Và với nhận thức của người dùng ngày càng cao về các vấn đề riêng tư mạng khiến cho các chủ trang web phải soạn thảo một chính sách riêng tư rõ ràng và lành mạch. Với phân tích dưới đây, chúng tôi đã chi tiết hóa các phần quan trọng của cam kết này và kèm theo đó là mẫu sẵn mà đã đáp ứng yêu cầu.

Điểm #1: Thu thập thông tin

Tất cả chính sách phải nêu rõ các thông tin mà trang web thực hiện thu thập và cách họ thực hiện điều này.

Điểm #2: Sử dụng thông tin

Sau khi chi tiết thông tin thu thập, chính sách phải nói rõ cách mà chủ trang web sử dụng thông tin đó.  Facebook gặp rắc rối với điều 2 này nhiều nhất khi họ muốn cập nhật chính sách riêng tư của họ năm 2013. Họ muốn cập nhất chính sách để cho phép họ sử dụng các dữ liệu cá nhân bao gồmồm trẻ em dưới 18 nhằm mục đích quảng cáo.

Facebook thậm chí còn lơ đi phần này khi các tổ chức bảo vệ con người lưu ý trường hợp của Facebook lên Hiệp hội Thương mại liên bang. Năm 2014, Facebook phải soạn lại phiên bản tiếng Anh đơn giản trong đó loại bỏ đi 2/3 các phần nội dụng lắc léo khó hiểu.

Các doanh nghiệp –và chủ trang web– xem trọng dữ liệu người dùng thường:

• Không bao giờ bán dữ liệu cá nhân cho bên thứ 3
• Ẩn hoặc mã hóa dữ hiệu để phòng ngừa bị rỏ rì
• Chỉ lưu giữ dữ liệu trong thời gian ngắn

Điều 3: Các trang Thương mại điện tử

Đối với các trang thương mại điện tử, cam kết phải đề cập chi tiết trách nhiệm bảo vệ các thông tin tài chính của người dùng dùng trong các quá trình thanh toán. Điển hình là thông tin thẻ tín dụng, thẻ an sinh xã hội và thông tin tài khoản ngân hàng.

Điều 4: Thông cáo thông tin bên thứ 3

Cần phải đề cập rõ ràng sự riêng quan giữ website và các bên thứ ba. Rõ ràng nhất là trang web không được quyền bán lại hoặc chia sẽ các thông tin cá nhân trừ phi có lý do chính đáng phù hợp với luật pháp. Họ cũng phải đề cập tới việc họ sẽ làm gì với các thông tin không riêng tư.

Điều 5: Theo dõi người dùng và bảo mật thông tin

Các chính sách riêng tư tốt nhất hiện nay đều đề cao việc bảo mật thông tin người dùng và chi tiết cách họ sử dụng cookie.

Google thoát khỏi vấn đề về chính sách riêng tư năm ngoái nhờ vào việc đề cập thêm mục đích sử dụng cookie. Bộ Thông Tin Anh Quốc đã yêu cầu gã khổng lồ phải bao gồm các thông tin những ai sẽ là đối tượng của "anonymous identifiers" - một công cụ tương tự như cookies - và mục đích công ty sử dụng dữ liệu thu thập này.

Điều 6: Cách hủy đăng ký

Tất cả chính sách riêng tư trực tuyến phải nêu rõ cách người dùng có thể hủy nhận tin trong trường hợp họ không muốn nữa.

Điều 7: Sự đồng ý

Một chính sách riêng tư tiêu chuẩn phải đề cập rõ là người dùng đồng ý với chính này thể hiện ở chỗ họ sử dụng website này.

Dưới đây là mẫu template đầy đủ cung cấp cho bạn

1.Thu thập thông tin

Chúng tôi thu thập thông tin khi bạn đăng ký trên website của chúng tôi, đăng nhập vào tài khoản, mua sắm, tham dự giải đấu hoặc khi đăng xuất. Các thông tin thu thập bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại hoặc/và số thẻ tín dụng.

Ngoài ra, chúng tôi sẽ tự động thu nhận và lưu trữ các thông tin máy tính và trình duyệt bao gồm địa chỉ IP, các thuộc tính phần mềm và phần cứng, và trang mà bạn yêu cầu xem.

2. Sử dụng thông tin

Bất kỳ thông tin chúng tôi thu thập từ bạn sẽ được dùng:

• Đáp ứng riêng theo sở thích riêngcũng như kinh nghiệm của bạn
• Cung cấp các nội dung quảng cáo phù hợp
• Cải thiện trang web của chúng tôi
• Cải thiện dịch vụ khách hàng cũng như các yêu cầu trợ giúp từ khách hàng
• Liên hệ với bạn qua email
• Quản lý các giải đấu, khuyến mãi hay khảo sát lấy ý kiến người dùng

3. Chính sách thương mại điện tử

Chúng tôi là người sở hữu duy nhất các thông tin được thu thập trên website này. Các thông tin cá nhân của bạn sẽ không được bán, trao đổi cho một bên thứ 3 nào nếu không có sự đồng ý từ người dùng ngoại trừ mục đích là thực hiện các yêu cầu, chuyển khoản thanh toán hoặc vận chuyển đơn hàng.

4. Thông cáo bên thứ 3

Chúng tôi không bán, giao thương hoặc chuyển đổi các thông tin cá nhân cho bên ngoài. Điều này không bao gồm các bên thứ 3 đáng tin cậy hỗ trợ chúng tôi vận hành trang web hoặc dịch vụ của chúng tôi khi mà các đối tác này cũng cam kết bảo mật các thông tin này.

Chúng tôi tin rằng việc chia sẽ thông tin là cần thiết trong các trường hợp để điều tra, ngăn chặn hoặc thực thi các biện pháp chống lại các hoạt động phạm pháp, gian lận đáng ngờihoặc các tình huống có thể dẫn tới các nguy hiểm cho người dùng, các hành động vi phạm điều khoản sử dụng hay được yêu cầu bởi pháp luật.

Các thông tin không riêng tư mặt khác có thể được cung cấp cho bên thứ 3 nhằm mục đích quảng cáo, marketing hoặc mục đích khác.

5. Bảo mật thông tin

Chúng tôi ứng dụng nhiều biện pháp để bảo mật dữ liệu cá nhân người dùng. Cụ thể, chúng tôi sử dụng thuật toán mã hóa cao cấp để bảo mật các giao dịch trực tuyến đòi hỏi sự bảo vệ cao. VpnMentor cũng giúp bảo mật thông tin offline. Chỉ những nhân viên ở những vị trí riêng (ví dụ như thanh toán hoặc dịch vụ) mới được quyền truy cập các thông tin cá nhân. Máy tính/các máy chủ dùng để lưu trữ các thông tin cá nhân đều được đặt ở môi trường khá bảo mật.

Chúng tôi có dùng cookies?

Câu trả lời là có. Cookies được chúng tôi sử dụng để cải thiện tính tiện dụng cũng như giúp nhận diện các lượt đăng nhập lập lại. Ngoài ra, cookies của chúng tôi giúp theo dõi cũng như đáp ứng theo nhu cầu riêng của từng người dùng. Tất cả cookie sử dụng đều không liên quan tới các thông tin cá nhân trên website của chúng tôi.

6. Hủy nhận thư

Chúng tôi sử dụng địa chỉ email được người dùng cung cấp để gửi các thông tin và cập nhật mà người dùng quan tâm như các yêu cầu đặt hàng, các thông tin về doanh nghiệp...Nếu bất kỳ khi nào bạn muốn hủy nhận thư, chúng tôi đều đính kèm các hướng dẫn hủy nhận thử ở cuối mỗi email.

7. Đồng ý
   Bằng cách sử dụng trang web của chúng tôi, bạn đã đồng ý với chính sách riêng tư của chúng tôi.

Tóm lại: một chính sách riêng tư tốt sẽ tạo lòng tin cho người dùng

Chính sách riêng tư sẽ tạo sự bảo vệ quý giá cho công ty và người dùng. Quan trọng hơn nữa, nó tạo ra sự tin tưởng tốt hơn từ người dùng. Với cách trình bày bằng tiếng Anh đơn giản với chính sách rõ ràng, trang web của bạn sẽ có lợi thế hơn so với các đối thủ khá mầm mờ với chính sách bảo vệ phức tạp.

Mẫu template giới thiệu trên đây chỉ là điểm khởi đầu. Mỗi website có cách tổ chức và mục đích riêng và chính sách riêng tư tốt nhất cần mang lại sự tùy biến cao. Để đảm bảo tính hiệu quả của chính sách của bạn, hãy tham vấn với luật sư cũng như tìm kiếm ở các website tương tự như lĩnh vực của bạn. Trong mọi trường hợp, hãy thường xuyên cập nhật  www.vpnmentor.com để có thêm thông tin về chính sách riêng tư trực tuyến.